Définition de la facture
La facture est une pièce comptable matérialisant une opération relative aux échanges.
Un achat consiste à enregistrer la facture établie par le fournisseur.
Une vente est l’enregistrement de la facture établie par l’entreprise.
Mentions obligatoires
- Date d’émission
- Numéro unique
- Références du fournisseur
- Raison sociale
- Statut juridique
- Adresse
- Numéro de SIRET
- Numéro d’enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS)
- Adresse du client
- Objet : action commerciale concernée
- Échéance : délai de paiement
- Quantités de produits vendus
- Prix unitaires hors taxes
- Montant total hors taxes
- Montant de TVA avec indication du taux de TVA
- Montant toutes taxes comprises (TTC)
Modèle de document : Exemple de facture
Les délais de règlement
Une facture peut être payable immédiatement. Dans ce cas, elle porte l’une des mentions suivantes :
- Règlement à réception de facture
- Règlement au comptant
Lorsqu’un délai de paiement est accordé au client, celui-ci indique :
- un nombre de jours : 10, 30, 60
- une échéance : net, fin de mois
- un jour (facultatif) : le 10, le 15, …
Le nombre de jours donne un repère par rapport à la date de la facture. L’échéance indique quand le paiement doit intervenir.
Le jour précise le jour du mois auquel le paiement doit être effectué.
Le choix d’un délai de paiement « fin de mois » doit être utilisé avec précaution car son impact sur la trésorerie de l’entreprise peut être conséquent.
Exemples :
- « 30 jours nets » signifie que le paiement doit être effectué 30 jours après la date d’émission. Une facture du 1er juillet est donc à payer le 30 juillet.
- « 30 jours fin » de mois signifie que le paiement doit être effectué à la fin du mois concerné par le calcul date d’émission + 30 jours. Une facture du 1er juillet est donc à payer le 31 juillet. Une facture du 3 juillet serait à payer au 31 août.
- « 30 jours fin de mois le 10 » signifie que le paiement doit être effectué le 10 du mois suivant la fin du mois concerné par le calcul date d’émission + 30 jours. Une facture du 1er juillet est donc à payer le 10 août. Une facture du 3 juillet serait à payer le 10 septembre.
Attention : les délais de règlements sont encadrés par la loi et notamment par l’article L441-6 du code de commerce qui stipule :
Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d’émission de la facture.
Par dérogation, un délai maximal de quarante-cinq jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture peut être convenu entre les parties, sous réserve que ce délai soit expressément stipulé par contrat et qu’il ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier.
En cas de facture périodique, au sens du 3 du I de l’article 289 du code général des impôts, le délai convenu entre les parties ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la date d’émission de la facture.
Portail de l’économie et des finances : délais de paiement applicables entre entreprises
Enregistrement en comptabilité
- Si l’entreprise est le vendeur :
- compte crédité : le compte « 70 Ventes » dans lequel on enregistre le montant hors taxes.
- compte débité : un compte de trésorerie (banque ou caisse) dans le cas d’un paiement immédiat ou le compte « 411 Client » si la facture prévoit un délai de paiement.
- Si l’entreprise est l’acheteur :
- compte débité : un compte de classe « 6 Charges » ou « 21 Immobilisations ». Tout montant inférieur à 380 € HT (prix unitaire) peut être passé directement en charge.
- compte crédité : un compte de trésorerie (banque ou caisse) dans le cas d’un paiement immédiat ou le compte « 40 Fournisseur » si la facture prévoit un délai de paiement.
Autres éléments
Les réductions
Les réductions de prix que le vendeur peut appliquer sur une facture peuvent être réparties en deux catégories :
- les réductions commerciales :
- rabais
- remise
- ristourne
- les réductions financières : escompte
Si la réduction est dans la facture d’origine, elle ne sera pas comptabilisée dans un compte à part.
En revanche, si la réduction est accordée à posteriori, elle sera comptabilisée dans le compta rabais / remises / ristournes.
Rabais
Le rabais est une réduction accordée exceptionnellement sur le prix de vente préalablement convenu pour tenir compte d’un défaut de qualité ou de conformité des objets vendus.
Remise
La remise est une réduction accordée sur le prix compte-tenu de la quantité vendue et calculée par application d’un pourcentage sur le prix de vente.
Ristourne
La ristourne est une réduction de prix calculée sur l’ensemble des opérations avec un tiers sur une période déterminée. On parle de ristourne de fin d’année (plus communément nommée remise de fin d’année ou RFA).
Escompte
L’escompte est une réduction liée à la rapidité de règlement.
Un escompte est un produit financier pour l’acheteur alors qu’il est une charge financière pour le vendeur qui l’accorde.
Principe de calcul des réductions
Les réductions commerciales sont directement rattachées à ce qu’elles concernent : matières premières, marchandises, produits finis.
Elles sont calculées à partir du prix unitaire hors taxes.
Chaque réduction s’applique sur le net de la réduction précédente.
Exemple :
- Prix HT initial : 20 000 €
- Rabais de 10% : 20 000 – 20 000 * 10% = 20 000 – 2 000 € = 18 000 €
- Remise de 5% : 18 000 – 18 000 * 5% = 18 000 – 900 = 17 100 €
- Escompte de 2% : 17 100 – 17 100 * 2% = 17 100 – 342 = 16 758 €
- Prix HT final : 16 758 €, c’est sur ce prix que s’applique la TVA.
Frais accessoires d’achat
Il est possible de facturer du transport, des frais de livraison, des assurances, …. qui correspondent à des frais accessoires d’achat.
Ces frais sont comptabilisés dans les comptes qu’ils concernent (608 ou 708).
Cas pratique : Facturation et comptabilisation de factures fournisseurs